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2019년 협업툴 업계에 뜨거운 바람이 불었다. 새롭게 시작하는 프로젝트 홍보, 스타트업의 채용 공고, 프리랜서의 포트폴리오, 대기업 사내 TFT의 협업 도구까지 곳곳에서 하얀 바탕에 검은 로고가 등장했다. 그러다 코로나19로 재택근무와 리모트워크가 퍼지면서 이목이 더욱 집중됐다. 협업툴 노션(Notion)이다.
노션은 클라우드형 Saas(Software as a service)다. 출시 초기에는 협업 도구로 브랜딩을 가져갔지만, 창의적인 사용자 덕분에 활용 사례가 다양해져 현재는 ‘작업 공간’이라는 표현을 사용하고 있다. 개인적으로는 블로그, 웹툰 연재, 식물 성장 일기 등으로 사용하고, 회사에서는 신규 입사자의 회사 적응을 도와주는 문서, 프로젝트 관리, 회의록 관리, 회사 근처 맛집 리스트 등으로 활용하고 있다. 귀에 걸면 귀걸이, 코에 걸면 코걸이로 사용할 수 있는 팔방미인 같은 도구지만 노션이 가장 빛을 발하는 분야는 바로 협업이다.
기존의 업무 방식이라면 종이에 문서를 출력해서“여기는 이렇게 수정하고 저기는 이렇게 수정해주세요”라고 한 뒤 수정해 오면 다시 “여기는 이렇게, 저기는 이렇게 수정해주세요”의 반복이었다. 문서를 전달할 때도 마찬가지다. 엑셀 데이터를 수정한 뒤 팀 내에서 여기저기 주고받다 보면 누구의 파일이 최종 파일인지 파악할 수가 없다. 특정 문서에 보안이라도 걸려 있을 땐 보안 딱지가 붙은 파일이 숨어 있지만, 사람의 실수란 언제 어디서 발생할지 모를 일이다.
노션은 다르다. 똑같은 페이지에 여러 명이 접속해 동시에 수정할 수 있다. 누가 어디를 작성하고 있는지, 어떤 내용을 수정하고 있는지 한눈에 볼 수 있다. 내 동료가 이 페이지를 보고 있지 않은데 보게 하려면 @를 누르고 동료의 아이디를 입력해 알림을 보낼 수도 있다. 워크스페이스라는 공간에 페이지를 만들어두면 가입된 내 사용자들은 모두 볼 수 있으며, 특정 페이지를 지정한 사람들에게만 보여주고 싶을 땐 권한을 설정하면 된다.
하지만 하나의 도구가 모든 업무를 대체할 순 없다. 노션으로 메신저와 같은 실시간 의사소통을 할 수 없고, 엑셀이나 파워포인트 같은 기능을 기대하기도 어렵다. 또한 구조화를 할 때 자주 사용하는 마인드맵이나 흐름을 보여주는 플로차트를 나타내기도 어렵다. 만능 문서인 엑셀도 할 수 없는 기능이 있듯이, 노션도 마찬가지다. 노션과 함께 사용하면 좋은 네 가지 도구를 소개한다.
slack / 실리콘밸리에서 쓰는 그 업무용 메신저
협업에서 가장 중요한 것은 커뮤니케이션이다. 노션은 문서를 기반으로 만들어진 도구로 실시간 커뮤니케이션이 되지 않는데, 이런 갈증을 슬랙(slack)이 채워준다. 슬랙은 실리콘밸리에서 유명한 업무용 메신저로 노션이 공식 지원하고 있다. 특정 페이지를 슬랙 채널과 연결해 수정·변경된 내용을 슬랙에서 받아볼 수 있다. 슬랙 대화방에 등록된 페이지에 대한 알림만 뜨기 때문에 해당 대화방에 참여한 사람들이 중요하다고 생각되는 페이지를 등록해두면 내용이 변경될 때마다 노션에 들어가지 않고도 실시간 알림으로 파악할 수 있다. 아직은 영어 버전으로만 사용할 수 있는데, 영어가 익숙하지 않다면 국내에서 만든 업무용 협업툴 잔디(JANDI)도 대안으로 활용할 만하다.
G Suite / 구글의 열 가지 핵심 협업 도구를 한 몸에
구글에서 만든 협업 도구로 문서, 드라이브, 캘린더, 메일 등 10여 가지의 도구를 합친 서비스다. 노션에도 데이터베이스와 함수 기능이 있지만 구글 시트보다는 사용성이 떨어진다. 이때 1000개 이상의 데이터가 있거나 복잡한 함수가 쓰인 구글 시트를 노션에 임베드해보면 구글 시트를 따로 열지 않아도 노션에서 내용을 확인할 수 있어 편리하다. 구글 드라이브는 폴더 구조로 사용할 수밖에 없어 한눈에 파일 찾기가 어렵다. 구글 드라이브 파일이나 폴더 링크를 복사한 다음 노션에서 하이퍼링크를 걸어 구글 드라이브 맵을 만들면, 관리 중인 구글 드라이브의 폴더와 파일들을 한눈에 조망해 쉽게 원하는 파일을 찾거나 구조화할 수 있다.
Whimsical / 그림으로 커뮤니케이션을 돕다
윔지컬(Whimsical)은 글자보다 그림으로 커뮤니케이션하는 도구다. 생각의 지도를 보여주는 마인드맵, 서비스의 흐름도를 표현하는 플로차트, 사이트의 레이아웃을 보여주는 와이어 프레임, 포스트잇을 디지털화한 스티키노트를 웹 브라우저상에서 사용할 수 있다. 또한 하나의 페이지를 여러 사람이 동시에 편집할 수 있고, 특정 포인트를 선택해 의견을 남길 수도 있다. 여러 사람이 아이디어 회의를 할 때 사용하기 좋은 도구이며, 노션이 공식 지원해 윔지컬에서 만든 문서들을 노션에 임베드하면 실시간으로 변경된 내용을 확인할 수 있다. 기획 문서를 노션에 작성하고, 윔지컬로 마인드맵이나 플로차트를 만들어 함께 넣어두면 문서를 더 쉽게 이해할 수 있다.
loom / 화면 녹화 서비스, 영상 메시지로도 활용 가능
21세기에는 글자보단 이미지, 이미지보단 영상이다. 룸(loom)은 화면 녹화 서비스로 간편하게 자신의 컴퓨터 화면을 녹화할 수 있다. 녹화한 영상은 파일로 저장되는 게 아니라 클라우드 서버에 저장돼 영상 파일을 전달하지 않고 링크를 통해 간편하게 의견이나 메시지를 전달할 수 있다. 노션이 룸을 지원하기 때문에 링크를 붙여 넣으면 웹사이트에 가지 않고도 노션 안에서 영상을 볼 수 있다. 이때 기능 사용설명서를 함께 촬영해서 노션에 넣어두면 더욱 편리한 커뮤니케이션이 가능하다. 컴퓨터에 카메라가 있으면 화면뿐만 아니라 자신의 얼굴도 촬영할 수 있어 영상 메시지로도 활용이 가능하다.
노션은 클라우드형 Saas(Software as a service)다. 출시 초기에는 협업 도구로 브랜딩을 가져갔지만, 창의적인 사용자 덕분에 활용 사례가 다양해져 현재는 ‘작업 공간’이라는 표현을 사용하고 있다. 개인적으로는 블로그, 웹툰 연재, 식물 성장 일기 등으로 사용하고, 회사에서는 신규 입사자의 회사 적응을 도와주는 문서, 프로젝트 관리, 회의록 관리, 회사 근처 맛집 리스트 등으로 활용하고 있다. 귀에 걸면 귀걸이, 코에 걸면 코걸이로 사용할 수 있는 팔방미인 같은 도구지만 노션이 가장 빛을 발하는 분야는 바로 협업이다.
기존의 업무 방식이라면 종이에 문서를 출력해서“여기는 이렇게 수정하고 저기는 이렇게 수정해주세요”라고 한 뒤 수정해 오면 다시 “여기는 이렇게, 저기는 이렇게 수정해주세요”의 반복이었다. 문서를 전달할 때도 마찬가지다. 엑셀 데이터를 수정한 뒤 팀 내에서 여기저기 주고받다 보면 누구의 파일이 최종 파일인지 파악할 수가 없다. 특정 문서에 보안이라도 걸려 있을 땐 보안 딱지가 붙은 파일이 숨어 있지만, 사람의 실수란 언제 어디서 발생할지 모를 일이다.
노션은 다르다. 똑같은 페이지에 여러 명이 접속해 동시에 수정할 수 있다. 누가 어디를 작성하고 있는지, 어떤 내용을 수정하고 있는지 한눈에 볼 수 있다. 내 동료가 이 페이지를 보고 있지 않은데 보게 하려면 @를 누르고 동료의 아이디를 입력해 알림을 보낼 수도 있다. 워크스페이스라는 공간에 페이지를 만들어두면 가입된 내 사용자들은 모두 볼 수 있으며, 특정 페이지를 지정한 사람들에게만 보여주고 싶을 땐 권한을 설정하면 된다.
하지만 하나의 도구가 모든 업무를 대체할 순 없다. 노션으로 메신저와 같은 실시간 의사소통을 할 수 없고, 엑셀이나 파워포인트 같은 기능을 기대하기도 어렵다. 또한 구조화를 할 때 자주 사용하는 마인드맵이나 흐름을 보여주는 플로차트를 나타내기도 어렵다. 만능 문서인 엑셀도 할 수 없는 기능이 있듯이, 노션도 마찬가지다. 노션과 함께 사용하면 좋은 네 가지 도구를 소개한다.
slack / 실리콘밸리에서 쓰는 그 업무용 메신저
협업에서 가장 중요한 것은 커뮤니케이션이다. 노션은 문서를 기반으로 만들어진 도구로 실시간 커뮤니케이션이 되지 않는데, 이런 갈증을 슬랙(slack)이 채워준다. 슬랙은 실리콘밸리에서 유명한 업무용 메신저로 노션이 공식 지원하고 있다. 특정 페이지를 슬랙 채널과 연결해 수정·변경된 내용을 슬랙에서 받아볼 수 있다. 슬랙 대화방에 등록된 페이지에 대한 알림만 뜨기 때문에 해당 대화방에 참여한 사람들이 중요하다고 생각되는 페이지를 등록해두면 내용이 변경될 때마다 노션에 들어가지 않고도 실시간 알림으로 파악할 수 있다. 아직은 영어 버전으로만 사용할 수 있는데, 영어가 익숙하지 않다면 국내에서 만든 업무용 협업툴 잔디(JANDI)도 대안으로 활용할 만하다.
G Suite / 구글의 열 가지 핵심 협업 도구를 한 몸에
구글에서 만든 협업 도구로 문서, 드라이브, 캘린더, 메일 등 10여 가지의 도구를 합친 서비스다. 노션에도 데이터베이스와 함수 기능이 있지만 구글 시트보다는 사용성이 떨어진다. 이때 1000개 이상의 데이터가 있거나 복잡한 함수가 쓰인 구글 시트를 노션에 임베드해보면 구글 시트를 따로 열지 않아도 노션에서 내용을 확인할 수 있어 편리하다. 구글 드라이브는 폴더 구조로 사용할 수밖에 없어 한눈에 파일 찾기가 어렵다. 구글 드라이브 파일이나 폴더 링크를 복사한 다음 노션에서 하이퍼링크를 걸어 구글 드라이브 맵을 만들면, 관리 중인 구글 드라이브의 폴더와 파일들을 한눈에 조망해 쉽게 원하는 파일을 찾거나 구조화할 수 있다.
Whimsical / 그림으로 커뮤니케이션을 돕다
윔지컬(Whimsical)은 글자보다 그림으로 커뮤니케이션하는 도구다. 생각의 지도를 보여주는 마인드맵, 서비스의 흐름도를 표현하는 플로차트, 사이트의 레이아웃을 보여주는 와이어 프레임, 포스트잇을 디지털화한 스티키노트를 웹 브라우저상에서 사용할 수 있다. 또한 하나의 페이지를 여러 사람이 동시에 편집할 수 있고, 특정 포인트를 선택해 의견을 남길 수도 있다. 여러 사람이 아이디어 회의를 할 때 사용하기 좋은 도구이며, 노션이 공식 지원해 윔지컬에서 만든 문서들을 노션에 임베드하면 실시간으로 변경된 내용을 확인할 수 있다. 기획 문서를 노션에 작성하고, 윔지컬로 마인드맵이나 플로차트를 만들어 함께 넣어두면 문서를 더 쉽게 이해할 수 있다.
loom / 화면 녹화 서비스, 영상 메시지로도 활용 가능
21세기에는 글자보단 이미지, 이미지보단 영상이다. 룸(loom)은 화면 녹화 서비스로 간편하게 자신의 컴퓨터 화면을 녹화할 수 있다. 녹화한 영상은 파일로 저장되는 게 아니라 클라우드 서버에 저장돼 영상 파일을 전달하지 않고 링크를 통해 간편하게 의견이나 메시지를 전달할 수 있다. 노션이 룸을 지원하기 때문에 링크를 붙여 넣으면 웹사이트에 가지 않고도 노션 안에서 영상을 볼 수 있다. 이때 기능 사용설명서를 함께 촬영해서 노션에 넣어두면 더욱 편리한 커뮤니케이션이 가능하다. 컴퓨터에 카메라가 있으면 화면뿐만 아니라 자신의 얼굴도 촬영할 수 있어 영상 메시지로도 활용이 가능하다.
